Prowadzenie nowoczesnej kancelarii

Wiele firm boryka się z problemami związanymi z zarządzaniem obiegiem dokumentów już od samego początku ich powstania lub otrzymania. Punktem styku pomiędzy światem zewnętrznym a firmą jest kancelaria. Kancelaria spełnia też niejednokrotnie rolę koordynatora procesu obiegu korespondencji wewnętrznej. Jest to często jednostka niedofinansowana, której znaczenie jest marginalizowane. Jednocześnie, to od kancelarii zależy, jak szybko dana jednostka organizacyjna otrzyma korespondencję i jak szybko na nią odpowie. Bez kancelarii duże podmioty nie byłyby w stanie prowadzić sprawnej komunikacji zewnętrznej, ale też wewnętrznej pomiędzy działami.

Sposobem na usprawnienie działania kancelarii jest jej oddanie w zarządzanie podmiotowi zewnętrznemu.

 

Trzy podstawowe korzyści dla Klienta:

• oszczędności uzyskane z tytułu outsourcingu
• optymalizacja a co za tym idzie poprawa jakości działania kancelarii
• stworzenie podłoża do wdrożenia usług komplementarnych (takich jak skanowanie, workflow czy archiwizacja)

 

 

Model outsourcingowy lub In-house

 

ADS świadczy usługę przejęcia kancelarii w dwóch podstawowych modelach:

 

• model outsourcingowy to kancelaria całkowicie wyodrębniona ze struktur organizacyjnych Klienta i przeniesiona do centrum operacyjnego ADS. Klient otrzymuje wyłącznie elektroniczne obrazy korespondencji wraz z informacją na temat czasu przyjęcia, ścieżki procesowania i ewentualnych dodatkowych informacji potrzebnych do odpowiedniego zadekretowania pisma
• model In-house zakłada stworzenie wyodrębnionego działu w siedzibie Klienta. W takim modelu zakładane są dwie ścieżki procesowania korespondencji. Jedna zakłada digitalizację dokumentów i przekazanie elektronicznych obrazów korespondencji wraz z informacją na temat czasu przyjęcia, ścieżki procesowania i ewentualnych dodatkowych informacji potrzebnych do odpowiedniego zadekretowania pisma. Druga zakłada fizyczne przekazanie korespondencji z wymuszonym potwierdzeniem otrzymania lub przekazania do zwrotu. Potwierdzenie otrzymania następuje z użyciem przenośnego urządzenia typu hand held. Taki Model ten jest stosowany w dużych organizacjach, dla których digitalizacja całego zasobu korespondencji nie byłaby ekonomicznie uzasadniona.